Nutzer oder Organisationen importieren
Im Modul Organisationen des Agentenportals können Sie Kontakte und Organisationen importieren. Dazu benötigen Sie Berechtigungen zur Pflege von Nutzern (mind. Rolle "Customer Manager").
Sie können sowohl bestehende als auch neue Kontakte/Organisationen importieren und dabei festlegen, wie mit bestehenden Daten und Leerwerten umgegangen werden soll. Beim Import von Kontaktdaten können Sie auch Nutzer anlegen/aktualisieren und deren Nutzungskontext (Agentenportal, Self Service Portal) festlegen.
Wird ein Kontakt importiert, der eine Nutzerkennung hat, wird der Kontakt dem Nutzer zugeordnet. Ein nicht vorhandener Nutzer wird neu erstellt. Die Nutzungskontexte des Nutzers werden entsprechend aktualisiert. Die Rollen "Agent User" bzw. "Customer" werden automatisch ergänzt, wenn "IsAgent" bzw. "IsCustomer" angegeben ist.
Der Import erfolgt anhand einer CSV-Datei als Quelle. Die erste Zeile der CSV-Datei (Überschriften) muss die KIX-internen Attribute der Kontakte/Organisationen in exakter Weise enthalten (Groß-/Kleinschreibung beachten!). Es müssen mindestens alle Pflichtattribute angegeben sein (Ausnahme: Gültigkeit/Validity) . Anderenfalls schlägt der Import fehl.
Abb.: Bsp. einer CSV-Datei für den Import von Kontakten
Die zu importierende CSV-Datei muss eine Reihe von Bedingungen erfüllen. Anderenfalls schlägt der Import fehl.
Es existiert eine ordnungsgemäße (valide) CSV-Datei mit den zu importierenden Daten in Ihrem Dateisystem.
Wichtig
Wenn Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm (z. B. MS Excel) für die Bearbeitung der Datensätze nutzen, speichern Sie die Datei im CSV-Format ab. Achten Sie darauf, dass Hochkommas und Datumsformate dabei erhalten bleiben!
Zur Überprüfung können Sie die Datei in einem Texteditor (z. B. Notepad) öffnen.
Die Datenstrukturen von Quelle (CSV-Datei) und Ziel (KIX) müssen exakt übereinstimmen.
Alle Texte und Attributwerte müssen in einfache oder doppelte Hochkommas gesetzt sein.
Mehrere Attribute müssen durch Semikolon (;) getrennt werden.
Die CSV-Quelldatei muss in der ersten Zeile (Spaltenüberschriften) die internen Objektattribute in korrekter Form beinhalten.
Tipp
Exportieren Sie zuvor einen oder mehrere Datensätze. Dadurch liegt Ihnen eine ordnungsgemäße (valide) CSV-Datei vor, die Sie mit Werten befüllen können. Diese können Sie anschließend importieren.
Siehe auch:
Es müssen mindestens alle Pflichtattribute gefüllt sein (außer Gültigkeit).
Pflichtattribute sind alle Pflichtfelder, die beim Anlegen eines Objekts (z. B. Kontakt, Organisation) erforderlich sind.
Die Gültigkeit kann durch den Importmechanismus automatisch gesetzt werden (Auswahloption Wert ersetzen).
Idealerweise ist die Datei in UTF-8 encodiert (Zeichensatz: Unicode (UTF-8)).
Datumsfelder erwarten das Format:
yyyy-mm-ddbzw.yyyy-mm-dd hh:mm:ss.
Wichtig
Ein gestarteter Import kann weder angehalten noch rückgängig gemacht werden. Prüfen Sie daher im Vorfeld die zu importierenden Datensätze sorgfältig (Inhalt und Darstellung)!
Der Import kann je nach Datenumfang einen Moment dauern. Es empfiehlt sich daher, große Datenmengen in mehrere kleine Importe aufzuteilen.
Stellen Sie sicher, dass eine ordnungsgemäße (valide) CSV-Datei in Ihrem Dateisystem existiert und die Vorbedingungen für den CSV-Import erfüllt sind.
Navigieren Sie in das Modul, dessen Daten Sie importieren möchten (z. B. Organisationen oder Serviceverträge)
Klicken Sie in der Übersicht der Organisationen bzw. der Kontakte auf die Schaltfläche .
In einem neuen Tab wird ein Dialog geöffnet, in dem Sie die Parameter für den Import festlegen können (s. auch: Konfigurationsparameter)
Wählen Sie im Dialog unter Quelle die zu importierende CSV-Datei aus.
Geben Sie die in der CSV-Datei verwendeten Trennzeichen und den verwendeten Zeichensatz an, damit KIX die CSV-Datei korrekt einlesen kann.
Legen Sie optional fest, wie mit Leerwerten verfahren werden soll und/oder welche Werte beim Import ersetzt werden sollen.
Überprüfen Sie in der Import-Übersicht die zu importierenden Datensätze sorgfältig!
Achten Sie auf die korrekte Darstellung von Umlauten. Ändern Sie ggf. den Zeichensatz, wenn diese nicht korrekt dargestellt werden.
Deaktivieren Sie das Häkchen in der 1. Spalte, wenn Sie einzelne Datensätze vom Import ausschließen möchten.
Starten Sie den Import mit Klick auf .
Der Import kann je nach Datenumfang einen Moment dauern.
Danach sind die Daten in KIX importiert.
Prüfen Sie die importierten Daten und nehmen Sie eventuelle Korrekturen/Ergänzungen vor.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Quelle | Auswahl der CSV-Datei mit den zu importierenden Kontakten/Organisationen. Es kann immer nur 1 Datei hochgeladen werden. Wird eine weitere Datei gewählt, wird die zuvor ausgewählte Datei verworfen. Sie können die CSV-Datei auf die Schaltfläche ziehen (Drag & Drop). Die Datei wird sofort eingelesen und die Kontakte werden in der Übersicht der zu importierenden Kontakte aufgeführt. Kann die Datei nicht eingelesen werden, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Prüfen Sie noch einmal die Attributbezeichnungen und die Datensätze der CSV-Datei. |
Zeichensatz | Geben Sie den in der CSV-Datei verwendeten Zeichensatz an (UTF 8 | ISO 8859-1 | ISO 8859-14 | ISO 8859-15) Standard: UTF 8. Der Import von Excel-Dateien kann die Verwendung eines ISO-Formates erfordern. Überprüfen Sie in der Übersicht der zu importierenden Kontakte die korrekte Darstellung der Buchstaben und Zeichen. Ändern Sie bei inkorrekter Darstellung den Zeichensatz. |
Trennoptionen | Geben Sie das/die Trennzeichen an, mit denen die einzelnen Attributwerte voneinander getrennt sind (Tabulator | Komma | Semikolon | Doppelpunkt |Punkt). Mehrfachauswahl möglich. |
Texttrenner | Geben Sie das Zeichen an, durch welches die einzelnen Datensätze voneinander getrennt sind (Doppeltes oder einfaches Hochkomma). |
Wert ersetzen | Legen Sie optional fest, welche Werte gesetzt oder ersetzt werden sollen. Enthalten die Datensätze bspw. keine Gültigkeit, so kann die Gültigkeit hierüber für alle importierten Datensätze automatisch gesetzt werden.
|
* Pflichtattribut
Attribut | Beschreibung |
|---|---|
City | Stadt |
Comment | Kommentar |
Country | Land |
Email* | gültige E-Mail-Adresse |
Fax | Telefaxnummer |
Firstname* | Vorname |
IsAgent | Steuerung Zugriff auf das Agentenportal (Nutzungskontext) Werte: 1 | 0
Hinweis für Administratoren: Die vor dem Import festgelegte Rollenzuordnung der Nutzer bleibt nach dem Import bestehen. Ausnahme: die Definition "Customer" und "Agent User":
Eine weitere Rollenzuordnung erfolgt nicht. Dies muss im Nachgang unter erfolgen. |
IsCustomer | Steuerung Zugriff auf das Self Service Portal (Nutzungskontext) Werte: 1 | 0 |
Lastname* | Nachname |
Mobile | Mobiltelefonnummer |
Phone | Telefonnummer des Nutzers/Kontakts |
PrimaryOrganisationID* | ID der Organisation des Nutzers Diese ist vorhanden, wenn die CSV-Datei aus KIX-Kontakt-Export stammt. Werte: Zahl Nicht angeben, wenn PrimaryOrganisationNumber angegeben ist! |
PrimaryOrganisationNumber* | KNR der zugeordneten Organisation Diese muss bereits im KIX vorhanden sein. Werte: alphanumerische Bezeichnung Nicht angeben, wenn PrimaryOrganisationID angegeben ist! |
Street | Straße |
Title | Titel |
UserLogin | Nutzer-Login Werte: Nutzername | Log-in |
ValidID* | Gültigkeit Werte:
Nicht angeben, wenn Validity angeben ist! Enthält der Datensatz keine Gültigkeit, kann dieses Attribut über die Auswahl unter "Wert ersetzen" automatisch gesetzt werden. |
Validity* | Gültigkeit Werte:
Nicht angeben, wenn ValidID angeben ist! |
ZIP | Postleitzahl |
* Pflichtfelder
Attribut | Beschreibung |
|---|---|
City | Stadt |
CNR* | Kundennummer/KNR |
Comment | Kommentar |
Country | Land |
Name* | Name |
Street | Straße |
URL | URL/Webadresse |
ValidID* | Gültigkeit Werte:
Nicht angeben, wenn Validity angeben ist! Enthält der Datensatz keine Gültigkeit, wird dieses Attribut über die Auswahl im Bereich "Wert ersetzen" automatisch gesetzt (kann geändert werden). |
Validity* | Gültigkeit Werte:
Nicht angeben, wenn ValidID angeben ist! Enthält der Datensatz keine Gültigkeit, wird dieses Attribut über die Auswahl im Bereich "Wert ersetzen" automatisch gesetzt (kann geändert werden). |
Zip | Postleitzahl |