Tagging von Objekten
In vielen Objekt-Konfigurationen können Sie Tags hinterlegen. Diese Tags sind individuelle Schlagworte, welche der Kennzeichnung und als Suchkriterium für das jeweilige Konfigurationsobjekt (Dynamische Felder, Assetklassen, Jobs, Benachrichtigungen, Berichte, Aktionen, Vorlagen, Vorlagengruppen, Workflow Rules u.a.m.) dienen.
Die Tags dienen dem Administrator als Hilfsmittel zur thematischen Gruppierung/Kategorisierung von Konfigurationsobjekten und zu deren objektübergreifenden Suche.
Abb.: Verschlagwortung (Tagging) am Beispiel einer Checkliste
Mit Tags können Sie die für einen Prozess relevanten Konfigurationen kennzeichnen. Sie könnten bspw. das Schlagwort "OnBoarding" an all den Konfigurationsobjekten hinterlegen, die für den On-Boarding-Prozess relevant sind. Wenn Sie dann nach dem Begriff "OnBoarding" suchen, werden Ihnen die zu diesem Prozess gehörenden Konfigurationsobjekte angezeigt.
KIX Pro bietet zudem die Möglichkeit, gezielt Konfigurationen zu exportieren, die mit dem Begriff verschlagwortet sind.
Ein Objekt verschlagworten
Die meisten Objekte enthalten in ihrer Konfiguration das Auswahlfeld Tags. Öffnen Sie das Auswahlfeld und tragen Sie den Suchbegriff ein. Nach Eingabe von mindestens 3 Zeichen erfolgt eine interne Suche nach dem eingegebenen Begriff.
Alternativ können Sie 3 Sternchen (***) eintragen, um sich alle im System hinterlegten Schlagworte anzeigen zu lassen.
Existiert das Schlagwort im System, wird dieses im Auswahlfeld zur Auswahl angeboten. Das Auswählen mehrerer Schlagworte ist möglich.
Existiert das Schlagwort nicht im System, können Sie es im Auswahlfeld neu anlegen:
Tragen Sie das Schlagwort ins Auswahlfeld ein.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit ENTER.
Klicken Sie auf .
Das Schlagwort wird in das Auswahlfeld übernommen.
Mit dem abschließendem Speichern der Konfiguration wird das Schlagwort in der Systemdatenbank gespeichert, sodass es künftig auch anderen Konfigurationsobjekten zur Auswahl steht.
Hinweis zur Schreibweise
On-Premises-Umgebungen
Cloud-Umgebungen (MySQL): Keine Berücksichtigung von Groß-/Kleinschreibung (nur Kleinschreibung)
Schlagwörter entfernen
Die in der Objektkonfiguration gesetzten Schlagwörter sind alle mit einem kleinen Kreuz versehen. Klicken Sie auf das Kreuz, um das Schlagwort aus der Konfiguration zu entfernen.
Wenn ein Schlagwort in keiner Konfiguration mehr hinterlegt ist, wird es aus dem System entfernt. Es kann jederzeit wieder neu angelegt werden.
Wenn Sie ein Schlagwort nirgends mehr verwenden möchten, müssen Sie es manuell aus allen betreffenden Konfigurationen entfernen. Zur Unterstützung können Sie die Konfigurationsübersicht nutzen. Diese liefert Ihnen alle Konfigurationsobjekte, die den gesuchten Tag enthalten:
Klicken Sie im Admin Modul auf den Menüeintrag
Die Konfigurationsübersicht wird mit einem Suchfeld geöffnet.
Öffnen Sie das Suchfeld und tragen Sie mindestens 3 Zeichen des zu löschenden Schlagwortes ein, sodass dieses zur Auswahl angeboten wird.
Wählen Sie das zu löschende Schlagwort aus.
Klicken Sie auf .
Das Schlagwort wird ins Suchfeld übernommen.
Klicken Sie auf , um die Suche zu starten.
Die Übersicht zeigt alle gefundenen Konfigurationsobjekte nach Art gruppiert.
Klicken Sie auf eines der aufgeführten Objekte, um dessen Konfiguration zu öffnen.
Entfernen Sie in der Objektkonfiguration das Schlagwort mit Klick auf das kleine Kreuz am Schlagwort.
Speichern Sie die Änderung an der Konfiguration.
Wiederholen Sie die Schritte 6 bis 8, bis Sie das Schlagwort aus allen betreffenden Konfigurationen entfernt haben.
Danach ist das Schlagwort nicht mehr im System hinterlegt und steht weder in Objektkonfigurationen noch in der Suche noch für den Konfigurationsexport zur Verfügung.
Objekte nach Schlagworten suchen und herunterladen
Wenn Sie an Konfigurationsobjekten Tags (individuelle Schlagworte) hinterlegt haben, können Sie gezielt nach diesen Schlagworten suchen und sich alle Konfigurationsobjekte anzeigen lassen, die mit dem Begriff verschlagwortet sind.
Im Anschluss können Sie diese als Liste im JSON-Format herunterladen.
Klicken Sie im Admin Modul auf den Menüeintrag
Die Konfigurationsübersicht wird mit einem Suchfeld geöffnet.
Öffnen Sie das Suchfeld und tragen Sie mindestens 3 Zeichen des Schlagwortes ein.
Alternativ können Sie 3 Sternchen (***) eintragen, um sich alle im System hinterlegten Schlagworte anzeigen zu lassen.
Existiert das Schlagwort im System, wird dieses im Auswahlfeld zur Auswahl angeboten. Das Auswählen mehrerer Schlagworte ist möglich.
Klicken Sie auf .
Die ausgewählten Schlagworte werden ins Suchfeld übernommen.
Klicken Sie auf , um die Suche zu starten.
Die Übersicht zeigt alle gefundenen Konfigurationsobjekte nach Art gruppiert.
Optional: Laden Sie bei Bedarf die Übersicht als Liste im JSON-Format herunter.
Klicken Sie dazu auf die Download-Schaltfläche.
Die Datei wird in Ihrem lokalen Download-Ordner gespeichert.
Konfigurationsexport anhand von Schlagworten
Sie können gezielt die Konfigurationen der Objekte exportieren, die mit einem oder mehreren bestimmten Begriffen verschlagwortet sind. Unabhängig ihrer Art werden dabei alle Konfigurationen exportiert, an denen diese Begriffe als Tags hinterlegt sind.
Navigieren Sie im Admin Modul zu
Wählen Sie unter Objekt den Eintrag ObjectTag aus.
Beschränken Sie die zu exportierenden Konfigurationsobjekte anhand des Filters.
ID: die ID eines Tags (ist i. d. R. nur 1 Objekt)
Name: der Name des Tags (z. B. OnBoarding)
ObjectType: die Tags eines bestimmten Objekttyps (z. B. Ticketstatus, Tickettyp)
ObjectID: die ID eines bestimmten Objekts (z. B. Ticket, Benachrichtigung usw.)
Achtung
Verwenden Sie ObjectID nur in Verbindung mit ObjectType, da eine ObjectID mehrfach (d. h. einmal pro Ticket, Asset, Organisation usw.) existieren kann.