Wie lege ich eine Organisation an und bearbeite diesen Eintrag?
Eine neue Organisation anlegen
Um eine neue Organisation anzulegen, klicken Sie auf im Home Dashboard oder wählen im Ticket aus. Daraufhin öffnet sich ein Tab.
Abb.: Formular Neue Organisation
Arbeiten Sie sich Schritt für Schritt durch das Formular. Felder die mit einem * versehen sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Befindet sich rechts neben dem auszufüllenden Feld ein Pfeil nach unten, öffnet sich beim Klick in das Feld ein Auswahlmenü. Damit in diesen Auswahlfeldern die gewählten Einträge übernommen werden, klicken Sie auf oder außerhalb des geöffneten Auswahlfeldes, um die gewählten Einträge zu übernehmen. Zum Schluss klicken Sie auf und die neue Organisation ist angelegt.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
KNR | Tragen Sie eine eindeutige Kennung (z. B. eine Kundennummer) der Organisation ein. Warnung Das Eingabefeld zur Bearbeitung der Kundennummer ist auch nachträglich editierbar. Die Änderung wird gespeichert und an zugeordneten Objekten sichtbar. Eventuelle Automatismen wie Jobs, Actions etc., die diese Nummer(KNR) als Wert genutzt haben, funktionieren dann nicht mehr! |
Name | Tragen Sie den Namen der Organisation ein. |
Typ | Tragen Sie den Typ Ihrer Organisation ein. Zur Klassifizierung stehen zur Verfügung:
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Übergeordnete Organisation | Optional: Sie können eine übergeordnete Organisation auswählen. Dieser wird die aktuelle Organisation untergeordnet. Wenn Sie eine Organisation einer bereits untergeordneten Organisation zuweisen, können Sie die Organisationen-Hierarchie weiter vertiefen. So können Sie Ihre Organisation bspw. mit allen Abteilungen und Unter-Abteilungen in einer Baumstruktur abbilden. Am Ticket können Sie aus den einem Kontakt zugeordneten Organisationen nebst den Unterorganisationen auswählen.  |
URL | Hinterlegen Sie die Webseite der Organisation. |
Adresse | Geben Sie die Adressdaten der Organisation in die entsprechenden Felder ein. |
E-Mailadresse Domain | Für jede Organisation können bis zu 25 Domain-Pattern hinterlegt werden (optional). Die Pattern sind Teile der E-Mail-Adress-Domain. Das Sternchen als Wildcard wird unterstützt. Gültige Pattern sind z. B.:
Warnung Nicht möglich ist die Verwendung mit Bindestrich, z. B.: *-firma.de Empfängt KIX E-Mails von unbekannten Kontakten oder wird am Kontakt keine Organisation hinterlegt, so kann KIX anhand der hier hinterlegten Pattern dem Kontakt die entsprechende Organisation zuordnen. KIX gleicht dazu die E-Mail-Domain des Absenders mit den hier angegebenen Pattern ab. |
Avatar | Bei Bedarf können Sie ein zugehöriges Bild hochladen. Es ist keine nachträgliche Konfiguration der Bildgröße möglich. Der hinterlegte Avatar kann ein Bild des Kontakts oder ein markantes Beispielbild für den Kontakt sein. Dieses Bild nutzt das System in den Ticketdetails, den Sidebar usw. Empfehlung: Verwenden Sie ein quadratisches Bild oder ein Bild im Hochformat! |
Kommentar | Nützliche Zusatzinformationen können in diesem Feld erfasst werden. |
Gültigkeit | Hier legen Sie fest, ob die Organisation gültig, ungültig oder temporär ungültig ist. Die Organisation kann im System nur verwendet werden, wenn sie "gültig" gesetzt ist. |
Hinweis
Im KIX Agentenportal muss den Kontakten nicht zwingend eine Organisation zugeordnet sein. Auch Tickets zu diesen Kontakten bedürfen nicht zwingend einer Organisation. Bei der Nutzung des Self Service Portals jedoch wird die Zuordnung zu einer Organisation zwingend verlangt.
Einen Organisationseintrag bearbeiten
Durch Anklicken des gewünschten Organisationseintrages öffnet sich die Übersicht, die alle hinterlegten Informationen zu dieser Organisation zeigt (Kontaktdaten, hinterlegte Ansprechpartner sowie eine Übersicht, welche Tickets in verschiedenen Status mit der Organisation verknüpft sind).
Abb.: Überblick Bearbeitungsmöglichkeiten des Organisationseintrags
Im Folgenden werden die verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten erläutert.
Bearbeitungsmöglichkeit | Erklärung |
|---|---|
Neue Organisation | Über Klick auf diesen Button können Sie eine neue Organisation anlegen. |
Bearbeiten | Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem alle hinterlegten Informationen zu der Organisation erfasst sind. Analog zum Vorgehen bei Organisation anlegen können Sie hier Änderungen vornehmen. Mit Klick auf beenden Sie den Vorgang und sichern die vorgenommenen Änderungen. |
Duplizieren | Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem eine neue Organisation angelegt werden kann:
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Neuer Kontakt | Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem Sie einen neuen Kontakt anlegen können. Die Vorgehensweise ist analog zum Vorgehen beim Anlegen eines neuen Kontaktes über die Schaltfläche . |
Neues Ticket | Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem Sie ein neues Ticket anlegen können. Die Vorgehensweise ist analog zum Vorgehen beim Anlegen eines neuen Tickets über die Schaltfläche . |
Neues Asset | Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem Sie ein neues Asset anlegen können. Die Vorgehensweise ist analog zum Vorgehen beim Anlegen eines neuen Assets über die Schaltfläche . |
Filter | Hier besteht die Möglichkeit, die jeweilige Spalte nach einem Suchbegriff zu durchsuchen. Geben Sie dazu den Begriff ein und klicken Sie auf das Filtersymbol. |