Wie lege ich eine Organisation an und bearbeite diesen Eintrag?

Eine neue Organisation anlegen

Um eine neue Organisation anzulegen, klicken Sie auf im Home Dashboard oder wählen Organisation im Ticket aus. Daraufhin öffnet sich ein Tab.

Abb.: Formular Neue Organisation

Arbeiten Sie sich Schritt für Schritt durch das Formular. Felder die mit einem * versehen sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Befindet sich rechts neben dem auszufüllenden Feld ein Pfeil nach unten, öffnet sich beim Klick in das Feld ein Auswahlmenü. Damit in diesen Auswahlfeldern die gewählten Einträge übernommen werden, klicken Sie auf Anwenden oder außerhalb des geöffneten Auswahlfeldes, um die gewählten Einträge zu übernehmen.

Feld	Beschreibung
KNR	Tragen Sie eine eindeutige Kennung (z. B. eine Kundennummer) der Organisation ein. Warnung Das Eingabefeld zur Bearbeitung der Kundennummer ist auch nachträglich editierbar. Die Änderung wird gespeichert und an zugeordneten Objekten sichtbar. Eventuelle Automatismen wie Jobs, Actions etc., die diese Nummer(KNR) als Wert genutzt haben, funktionieren dann nicht mehr!
Name	Tragen Sie den Namen der Organisation ein.
Typ	Tragen Sie den Typ Ihrer Organisation ein. Zur Klassifizierung stehen zur Verfügung: Kunde Dienstleister Lieferant/Partner (extern) Lieferant/Partner(intern)
URL	Hinterlegen Sie die Webseite der Organisation.
Adressblock	Geben Sie die Adressdaten der Organisation ein.
E-Mailadresse Domain	Für jede Organisation können bis zu 25 Domain-Pattern hinterlegt werden (optional). Die Pattern sind Teile der E-Mail-Adress-Domain. Das Sternchen als Wildcard wird unterstützt. Gültige Pattern sind z. B.: meine.firma.de .firma.de .firma.* ..de meine..de meine..* meine.firma.* ..* Warnung Nicht möglich ist die Verwendung mit Bindestrich, z. B.: *-firma.de Empfängt KIX E-Mails von unbekannten Kontakten oder wird am Kontakt keine Organisation hinterlegt, so kann KIX anhand der hier hinterlegten Pattern dem Kontakt die entsprechende Organisation zuordnen. KIX gleicht dazu die E-Mail-Domain des Absenders mit den hier angegebenen Pattern ab.
Avatar	Bei Bedarf können Sie ein zugehöriges Bild hochladen. Es ist keine nachträgliche Konfiguration der Bildgröße möglich. Der hinterlegte Avatar kann ein Bild des Kontakts oder ein markantes Beispielbild für den Kontakt sein. Dieses Bild nutzt das System in den Ticketdetails, den Sidebar usw. Empfehlung: Verwenden Sie ein quadratisches Bild oder ein Bild im Hochformat!
Kommentar	Nützliche Zusatzinformationen können in diesem Feld erfasst werden.
Gültigkeit	Hier legen Sie fest, ob die Organisation „gültig“, „ungültig“ oder „temporär ungültig“ ist. Die Organisation kann im System nur verwendet werden, wenn sie „gültig“ gesetzt ist.

Zum Schluss klicken Sie auf Speichern und die neue Organisation ist angelegt.

Hinweis

Im KIX Agentenportal muss den Kontakten nicht zwingend eine Organisation zugeordnet sein. Auch Tickets zu diesen Kontakten bedürfen nicht zwingend einer Organisation. Bei der Nutzung des Self Service Portals jedoch wird die Zuordnung zu einer Organisation zwingend verlangt.

Einen Organisationseintrag bearbeiten

Durch Anklicken des gewünschten Organisationseintrages öffnet sich die Übersicht, die alle hinterlegtenInformationen zu dieser Organisation zeigt (Kontaktdaten, hinterlegte Ansprechpartner sowie eine Übersicht, welche Tickets in verschiedenen Status mit der Organisation verknüpft sind).

Abb.: Überblick Bearbeitungsmöglichkeiten des Organisationseintrags

Im Folgenden werden die verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten erläutert.

Bearbeitungsmöglichkeit	Erklärung
Neue Organisation	Über Klick auf diesen Button können Sie eine neue Organisation anlegen.
Bearbeiten	Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem alle hinterlegten Informationen zu der Organisation erfasst sind. Analog zum Vorgehen bei Organisation anlegen können Sie hier Änderungen vornehmen. Mit Klick auf Speichern beenden Sie den Vorgang und sichern die vorgenommenen Änderungen.
Duplizieren	Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem eine neue Organisation angelegt werden kann: Der Dialog ist vor ausgefüllt mit den Daten der Ausgangsorganisation. Folgende Felder sind Ausnahmen: Das Formularfeld KNR ist leer und muss ergänzt werden. Der Eintrag im Formularfeld Name lautet: "Kopie von [Name der aufrufenden Organisation]" und sollte von Ihnen angepasst werden.
Neuer Kontakt	Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem Sie einen neuen Kontakt anlegen können. Die Vorgehensweise ist analog zum Vorgehen beim Anlegen eines neuen Kontaktes über die Schaltfläche Kontakt+.
Neues Ticket	Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem Sie ein neues Ticket anlegen können. Die Vorgehensweise ist analog zum Vorgehen beim Anlegen eines neuen Tickets über die Schaltfläche Ticket+.
Neues Asset	Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem Sie ein neues Asset anlegen können. Die Vorgehensweise ist analog zum Vorgehen beim Anlegen eines neuen Assets über die Schaltfläche Asset+.
Filter	Hier besteht die Möglichkeit, die Tabelle auf einem Suchbegriff einzugrenzen. Geben Sie hierzu den Begriff ein und klicken Sie auf das Filtersymbol.

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