Wie lege ich einen neuen Kontakt an und bearbeite bestehende Kontakte?
Einen neuen Kontakt hinzufügen
Um einen neuen Kontakt anzulegen, klicken Sie auf
in der Detailansicht einer Organisation,
in der Detailansicht eines Kontakts oder
wählen Sie in der Kopfzeile des Home Dashboards aus.
Daraufhin öffnet sich ein Tab mit dem Formular zum Anlegen eines neuen Kontaktes.
Abb.: Formular Neuer Kontakt
Gehen Sie Zeile für Zeile durch das Formular und tragen Sie die relevanten Informationen ein. Felder die mit einem * versehen sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Befindet sich rechts neben dem auszufüllenden Feld ein Pfeil nach unten, öffnet sich beim Klick in das Feld ein Auswahlmenü. Nach jeder Eingabe in einem Feld wird der eingegebene Wert geprüft (Prüfung auf Workflow Rules). Dies kann zu Verzögerungen bei der Eingabe führen. Damit in diesen Auswahlfeldern die gewählten Einträge übernommen werden, klicken Sie auf oder außerhalb des geöffneten Auswahlfeldes, um die gewählten Einträge zu übernehmen.
Bearbeitungsmöglichkeit | Erklärung |
|---|---|
Block Kontakt-Informationen | Tragen Sie die Daten der Kontaktperson ein. Bei Erstellung und Bearbeitung von Kontaktdatensätzen stehen für die Organisation neben der Einfachauswahl Primärorganisation (Unternehmen, welches das Hauptbetätigungsfeld der Kontaktperson ist) auch eine Mehrfachauswahl Organisationen zur Verfügung. Die Mehrfachauswahl kommt zum Tragen, wenn der Kontakt für verschiedene Organisationen tätig ist. Kontakte und Organisationen: Im KIX Agentenportal muss den Kontakten nicht zwingend eine Organisation zugeordnet sein. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse angeben, wird anhand der Maildomain die Organisation automatisch gesetzt (sofern dies durch den Admin nicht anders konfiguriert wurde). Gleiches passiert wenn KIX automatisch neue Kontakte anlegt. Auch Tickets zu diesen Kontakten bedürfen nicht zwingend einer Organisation. Bei der Nutzung des Self Service Portals jedoch wird die Zuordnung zu einer Organisation zwingend verlangt. |
Block Kommunikation | Geben Sie die Daten ein, unter welchen die Kontaktperson erreichbar ist. Einem Kontakt können mehrere E-Mailadressen zugeordnet werden. Die Adresse in Feld E-Mail fungiert dabei als Primäradresse (Haupt-E-Mailadresse). |
Kommentar | Nützliche Zusatzinformationen können in diesem Feld erfasst werden. |
Gültigkeit | Hier legen Sie fest, ob der Kontakt „gültig“, „ungültig“ oder „temporär ungültig“ ist. Der Kontakt kann im System nur verwendet werden, wenn er „gültig“ gesetzt ist. |
Block Adresse | Geben Sie die Adressdaten Ihrer Kontaktperson ein. |
Avatar | Bei Bedarf können Sie ein zugehöriges Bild hochladen. Es ist keinenachträgliche Konfiguration der Bildgröße möglich. Der hinterlegte Avatar kann ein Bild des Kontakts oder ein markantesBeispielbild für den Kontakt sein. Dieses Bild nutzt das System dann inden Ticketdetails, den Sidebar usw. Empfehlung: Verwenden Sie ein quadratisches Bild oder ein Bild im Hochformat! |
Nutzer Information | Geben Sie hier ein, ob der Kontakt einen Zugang erhält
Wenn Sie über Admin-Rechte verfügen, können Sie dem Kontakt auch Nutzerrechte zuweisen. So erhält dieser Zugang zum Agenten und/oder Serviceportal. |
Abschließend klicken Sie auf und der neue Kontakt ist angelegt.
Einen Kontakt bearbeiten
Durch Anklicken des gewünschten Kontakts öffnet sich die Übersicht der zu diesem Kontakt hinterlegten Informationen (Kontaktdaten, zugehörige Organisation sowie eine Übersicht, welche Tickets in verschiedenen Status mit dem Kontakt verknüpft sind).
Abb.: Überblick Bearbeitungsmöglichkeiten des Kontakts
Im Folgenden werden die verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten erläutert.
Bearbeitungsmöglichkeit | Erklärung |
|---|---|
Neuer Kontakt | Über Klick auf diesen Button können Sie einen neuen Kontakt anlegen. |
Bearbeiten | Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem alle Informationen zu diesem Kontakt erfasst sind. Hier können Sie analog zum Vorgehen beim Kontakt anlegen Änderungen vornehmen. Mit Klick auf beenden Sie den Vorgang und sichern die vorgenommenen Änderungen. |
Duplizieren | Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem ein neuer Kontakt angelegt werden kann:
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Neues Ticket | Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem Sie ein neues Ticket anlegen können. Die Vorgehensweise ist analog zum Vorgehen beim Anlegen eines neuen Tickets über die Schaltfläche . |
Filter | Hier besteht die Möglichkeit, die Tabelle auf einem Suchbegriff einzugrenzen. Geben Sie hierzu den Begriff ein und klicken Sie auf das Filtersymbol. |