Anlegen eines Kanban Boards
Initial wird das Modul ohne Vorlagen ausgeliefert. Beim ersten Öffnen informiert KIX Sie darüber, dass noch kein Kanban Board angelegt ist.
Sie haben zwei Möglichkeiten, ein Kanban Bord anzulegen. Entweder über die Schaltfläche oder über die Plus-Schaltfläche im linken Board-Explorer. Nach dem Anklicken öffnet sich der Board-Konfigurator in einem neuen Fenster. Hier können Sie schrittweise ein neues Board erstellen. Durch die einzelnen Schritte führen Sie die Tabs im Kopf des Fensters.
Wenn Sie ein neues Board anlegen, enthält der Board-Konfigurator bereits eine Standard-Konfiguration für ein Board welches pro Bearbeiter die Tickets nach Status gruppiert. Öffnen Sie dazu jeden Tab einmal, sodass die Standard-Konfiguration geladen wird. Konfigurieren Sie das Board nach Bedarf und speichern Sie es abschließend mit .
Nach dem Speichern finden Sie das Board im Board-Explorer.
Board
In diesem Tab erfolgen die grundlegenden Einstellungen wie der Name/Titel des Boards und ob bzw. welcher Gruppe es in der Menüstruktur zugeordnet werden soll.
Soll das Board einer Gruppe zugeordnet werden, tragen Sie den Namen der Gruppe ein. Existiert diese Gruppe bereits, wird sie Ihnen in der Auswahlliste angezeigt, sodass sie die gewünschte Gruppe auswählen können. Anderenfalls wird beim Speichern des Board eine neue Gruppe unter dem von Ihnen angegebenen Namen angelegt.
Wenn Sie das Board teilen möchten, können Sie festlegen, dass die Abonnenten des Boards nur die Tickets im Board sehen, aber nicht per Drag & Drop verschieben können. Aktivieren Sie dazu den Schieberegler Als Ansicht.
Hinweis
Die Kanban Boards unterstützen noch keine prozessspezifischen Abläufe. Wenn in Ihrem KIX spezifische Prozessabläufe an Tickets konfiguriert sind, dürfen diese Tickets nicht in Tickets mit aktiviertem Drag+Drop verwendet werden, sofern das Drop eine für den Prozessfluss relevante Ticketeigenschaft ändert. In der Regel betrifft dies den Ticketstatus oder prozessspezifische Formularfelder.
Kurz: Prozesstickets dürfen nur in Kanban Boards abgebildet werden, die Als Ansicht definiert sind.
Datenquelle
In diesem Tab geben Sie an, welche Tickets im Board angezeigt werden sollen. Sie legen fest, auf welcher Datengrundlage das Board basiert.
Ähnlich der Komplexsuche können Sie einstellen, welche Parameter enthalten sein sollen. Mit dieser Filterung können Sie das Board genau auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Initial sind vorausgewählt die "Sichtbaren Status" sowie "Meine Teams", welche Sie über die persönlichen Einstellungen festlegen können.
Zudem können Sie eine gespeicherte Suchen als Datengrundlage für das Board nutzen. Wechseln Sie dazu zum Tab Gespeicherte Suche und wählen Sie die gewünschte Suche aus.
Zeile
In diesem Tab konfigurieren Sie die einzelnen Zeilen im Board.
Zellen basierend auf: Hier legen Sie fest, auf welchem Attribut die Zeile basieren soll, bspw. dem Bearbeiter, dem Team oder der Priorität.
Der Übersicht halber zeigt Ihr Board initial nur Zeilen an, in denen Tickets vorhanden sind. Um bspw. bei einer hohen Auslastung die Aufgaben zu verteilen, aktivieren Sie den Schieberegler Leere Zeilen anzeigen. Dann werden auch Zeilen gezeigt, die keine Tickets enthalten. Durch Drag & Drop können Sie diesen nun ebenfalls Tickets zuweisen und somit andere Bereiche entlasten.
Farben Zellenlimit: In dieser Schwellwerttabelle legen Sie die farbliche Kennzeichnung der Zeile in Abhängigkeit ihrer Ticketanzahl fest. Standardmäßig sind die folgenden Werte vorgegeben. Sie können Änderungen an der Kennzeichnung vornehmen.
Hellgrau - Bis zu einer Anzahl "x" ist die Zeile in Status Neutral.
Grün - Bis zu einer Anzahl "x" ist die Zeile in Status OK.
Gelb - Bis zu einer Anzahl "x" ist die Zeile in Status Warnung.
Rot - Bis zu einer Anzahl "x" ist die Zeile in Status Risiko.
Spalten
In diesem Tab nehmen Sie Einstellungen zu den Spalten des Kanban Boards vor.
Zuerst legen Sie hier fest, auf welchem Attribut die Spalten basieren soll. Das Standard Board basiert auf dem Ticket Status. Das heißt: für jeden Ticketstatus existiert eine Spalte.
Für jede Spalte existiert ein separater Konfigurationsblock mit nachfolgenden Parametern. Sie können die Spalten per Drag & Drop in ihrer Reihenfolge verschieben.
Titel: Geben Sie hier den Spalten-Titel an
Zeilen-Spalten-Limit: Geben Sie hier die Obergrenze an, die für alle Tickets einer Spalte in einer Zeile gelten soll.
Gesamtspaltenlimit: Geben Sie hier die Obergrenze an, die für alle Tickets einer Spalte über alle Zeilen zusammen gelten soll.
Spaltenwerte Zuordnen: Wählen Sie aus, welche Werte in der Spalte angezeigt werden sollen.
Haben Sie bspw. als Attribut "Status" gewählt, so können Sie der ersten Spalte den Status "Neu" zuweisen, der zweiten Spalte den Status "Offen" usw. Dadurch erreichen Sie eine Gruppierung der Tickets nach dem jeweiligen Status.
Wenn Sie ein anderes Attribut wählen, ändern sich die verfügbaren Spaltenwerte dementsprechend. Das heißt, wählen Sie das Attribut "Team", so stehen Ihnen die einzelnen Teams als Spaltenwerte zur Auswahl. Sie können nun jeder Spalte ein Team zuweisen.
Sie können hier mehrere Werte angeben und somit kombinieren. Entnehmen Sie dazu einen der unter Verfügbare Spaltenwerte enthaltenen Eintrag und verschieben Sie ihn hierher per Drag & Drop.
Limit-Farben: In dieser Schwellwerttabelle legen Sie die farbliche Kennzeichnung der Spalten in Abhängigkeit ihrer Ticketanzahl fest (analog zur Konfiguration der Zeilen).
Verfügbare Spaltenwerte: Hier steht Ihnen ein Pool an Auswahlwerten zur Verfügung. Diese können Sie den Spalten zuordnen, indem Sie sie per Drag & Drop ins Feld Spaltenwerte zuordnen verschieben. Die zur Verfügung stehenden Auswahlwerte hängen vom gewählten Attribut ab.
Bei Bedarf können Sie dem Board weitere Spalten hinzufügen. Klicken Sie dazu auf und weisen Sie der neuen Spalte einen der verfügbaren Spaltenwerte zu.
Karte
In diesem Tab legen Sie fest, welche Informationen auf den Karten angezeigt werden sollen.
Sie haben zuerst die Möglichkeit, innerhalb einer Zeilen/Spalte Karten zu gruppieren. Dies macht später ein zielgerichtetes Verschieben der Karten möglich.
Danach folgen die Anzeigenkonfigurationen wie
Kartentitel: z. B. der Tickettitel oder die Ticketnummer
Icon: Anzuzeigende Kennzeichnung, z. B. Icons der Priorität
Avatar: z. B. Avatar der Organisation oder des Nutzers
Karteneigenschaften: die auf der Karte anzuzeigenden Informationen
Beachten Sie: Je mehr Eigenschaften Sie auswählen, desto unübersichtlicher wird die Karte und damit auch das Board!
Teilen
Sie können jedes Board mit anderen Agenten teilen, sodass auch diese damit arbeiten können. Aktivieren Sie dazu Schieberegler Aktiviert .
Jeder Agent kann auswählen, welche der geteilten Boards abonnieren möchte (Klick auf 
im Board-Explorer). Die abonnierten Boards werden im Board-Explorer aufgeführt. Sie sind durch das Symbol 
gekennzeichnet.
Optional können Sie die Bearbeitung des Boards einschränken, sodass andere Nutzer Ihr Board zwar sehen, aber keine Tickets verschieben können. Aktivieren Sie dazu den Schieberegler Als Ansicht. Alternativ können Sie diese Option auch im Tab Board aktivieren.
Zudem können Sie das Board auch nur mit bestimmten Berechtigungsrollen teilen. Wählen Sie dazu unter Mit folgenden Rollen teilen die entsprechenden Rollen aus.
Hinweis
Ein geteiltes Board ist keine Kopie, sondern eine Art Abonnement. Sie sehen somit jede Bearbeitung des Board-Eigentümers.