Nutzer
Damit sich ein Anwender in KIX anmelden und damit arbeiten kann muss er als Nutzer im System angelegt sein. KIX wird daher mit einem initialen Systemnutzer ausgeliefert.
Achtung
Der Initialnutzer arbeitet im System als Root User mit Komplettberechtigung auf alle Systembereiche - bis auf die unterste Systemebene.
Wir empfehlen Ihnen, nur im Ausnahmefall mit diesem zu arbeiten!
Legen Sie daher einen zusätzlichen Superuser (Rolle "Super User) an, sofern dies nicht bereits im Setup Assistenten erfolgt ist.
Legen Sie ggf. auch einen Admin User (Rolle "System Admin") an und arbeiten Sie unter diesen beiden Rollen, um die Sicherheit des Systems nicht zu gefährden.
Löschen Sie den Initialnutzer nicht! An diesen sind grundlegende Funktionen von KIX gebunden, die Sie damit ebenfalls löschen und "aushebeln" würden.
Nutzer sind alle Agenten mit Zugriff auf das Agentenportal und/oder Self Service Portal sowie ausgewählte Kontakte mit Zugangsberechtigungen. Beide werden gemeinsam im Menü → verwaltet, was den administrativen Pflegeaufwand reduziert.
Agenten werden im unter angelegt. Standardmäßig werden sie der eigenen Organisation (MY_ORGA/My Organisation) zugeordnet. Durch Auswahl einer anderen Organisation können Sie einem Kunden zugeordnet werden.
Kontakte werden im Modul Organisationen oder über die grüne Plus-Schaltfläche angelegt. Sie besitzen initial keinerlei Systemberechtigungen.
Nutzer mit Admin-Rechten können jedoch beim Anlegen oder Bearbeiten eines Kontakts festlegen, auf welche Portale der Kontakt zugreifen darf und die Systemberechtigungen erteilen. Dadurch wird ein Kontakt zum Systemnutzer mit entsprechenden Berechtigungen.
Jeder im System angelegter Nutzer ist automatisch auch ein Kontakt und wird somit auch in der Übersicht der Kontakte im Modul aufgeführt.
Jedem Nutzer muss mindestens eine Rolle zugewiesen werden, um damit seine Berechtigungen am System festzulegen. Der Detailansicht eines Nutzers können Sie die ihm zugeordneten Rollen sowie seine Persönlichen Einstellungen entnehmen.
Jeder neue Nutzer wird initial dem eigenen Unternehmen zugeordnet ("MyOrganisation") und erhält automatisch die Rolle "Agent User". Diese Rolle kann nicht entzogen werden. Ein Nutzer muss mindestens die Rolle "Agent User" besitzen, damit er sich am Agentenportal anmelden kann.
Wird einem Nutzer ein Nutzungskontext (Zugang) zugewiesen, erhält dieser automatisch die dafür benötigten Basisrollen. Sie müssen nicht explizit manuell zugeordnet werden. Wird der Zugang "Agentenportal" gewählt, so wird die Rolle "Agent User" zugeordnet. Wird der Zugang "Self Service Portal" gewählt, so wird die Rolle "Customer" zugeordnet.
Sie können die Persönlichen Einstellungen eines Nutzers vorkonfigurieren (z. B. Sprache und Teamzuordnungen). Diese Einstellungen können vom jeweiligen Nutzer jederzeit geändert werden (???). Die Detailansicht eines Nutzers zeigt immer die jeweils aktuell eingestellten Werte. Ändert der Nutzer seine Einstellungen, können Sie das hier ebenfalls nachverfolgen und auch wieder ändern.
Abb.: Darstellung Nutzer und Kontakte
Alternativ zur Nutzerverwaltung können Sie die Nutzerdaten und Rechte Ihres LDAP/AD-Servers (Domaincontroller) nutzen, damit sich Nutzer an KIX anmelden können. Der Vorteil liegt dabei in der zentralen Nutzerverwaltung sowohl für Ihre Infrastruktur als auch für KIX. Die Verwaltung der Nutzer in KIX kann damit ganz oder teilweise entfallen. Es werden das Microsoft Active Directory (AD) sowie alle gängigen LDAP-Verzeichnisdienste unterstützt (s. auch: Authentifizierung/Autorisierung und Anbindung Active Directory).
Um die Detailansicht eines Nutzers zu öffnen, tragen Sie entweder dessen Namen, die E-Mail-Adresse oder den Nutzer-Log-in in das Suchfeld ein. Die Verwendung des Sternchens (*) als Wildcard für unbekannte Namensteile wird unterstützt. Die Eingabe von 3 Sternchen (***) listet Ihnen alle im System angelegten Nutzer auf. In Abhängigkeit der Nutzeranzahl kann dies einen Moment dauern.
Im Ergebnis Ihrer Suche wird eine Tabelle geöffnet, welche die gefundenen Nutzer auflistet. Klicken Sie in der Tabelle auf einen Nutzer, um dessen Detailansicht zu öffnen.
Schaltflächen
Die Schaltflächen in der Titelzeile der Detailansicht ermöglichen Ihnen u. a. die Bearbeitung und Neuanlage von Nutzern:
: Öffnet einen Dialog zum Anlegen eines neuen Nutzers.
: Öffnet einen Dialog zum Ändern der Nutzerdaten oder den zugewiesenen Berechtigungen.
: Agenten können in den Dashboards Einstellungen vornehmen, um die Ansichten an ihre Präferenzen anzupassen. Ein Klick auf diese Schaltfläche setzt die vom Nutzer vorgenommenen Änderungen an den Dashboards auf die Standardkonfigurationen zurück. Als Standardwerte gelten dabei die in den SysConfig-Schlüsseln festgelegten Konfigurationen. Es werden alle Dashboards zurückgesetzt.
: Ermöglicht Administratoren, sich als der aktuell geöffnete Nutzer am Agentenportal anzumelden.
Die Anmeldung erfolgt im gleichen Browser-Tab. Die eigene Session wird beendet.
Ein Login für den Admin (User: admin / ID:1) ist nicht möglich.
: Ermöglicht Administratoren, sich als der aktuell geöffnete Nutzer am Self Service Portal anzumelden.
Voraussetzung: Der FQDN zum Self Service Portal muss gesetzt sein (Im Setup-Assistent Schritt System oder im SysConfig-Schlüssel FQDN).
Die Anmeldung erfolgt in einem neuen Browser-Tab durch URL-Aufruf. Die eigene Session bleibt erhalten, sodass der Admin angemeldet bleibt.
Die Schaltflächen bzw. können Sie nutzen, wenn Sie bspw. zu Testzwecken als Nutzer X im System agieren möchten. Zum Beispiel, um
nach Neuanlage eines Nutzers, dessen Funktionen oder Berechtigungen zu prüfen
Nutzereinstellungen vorzukonfigurieren
für einen bestimmten Nutzer Änderungen vorzunehmen
Die Schaltflächen sind ausgegraut, wenn der aktuell geöffnete Nutzer keinen Zugang zum Agenten- bzw. Self Service Portal besitzt.
Warnung
Die Schaltflächen sind nur für Rollen mit CREATE-Berechtigung auf die Ressource imposterlogin vorhanden (Standard: System Admin und Superuser).
Wer Berechtigungen auf diese Ressource hat, kann sich als jeder andere Nutzer am System anmelden! Ein "einfacher Admin" könnte sich mit diesem Recht als "Super Admin" anmelden.
Administratoren sind selbst für die Sicherheit des Systems verantwortlich, wenn Sie diese Berechtigung anderen Nutzergruppen einräumen!
Die An- und Abmeldungen werden in der Historie des Kontakts und vom System-Log erfasst, sodass nachvollzogen werden kann, wer sich als welcher Nutzer an- bzw. abgemeldet hat. Für die Anzeige im System-Log muss im SysConfig-Schlüssel der Wert notice hinterlegt sein. Beispiel für einen System-Log-Eintrag: Impsoter access (Agent) User "admin" (1) logged in as "Agent1" (3)
Lanes/Widgets
Neben der Lane "Nutzer Informationen“, welche die allgemeinen Stammdaten des Agenten enthält, finden Sie weitere Lanes in der Detailansicht:
Lane | Beschreibung |
|---|---|
Persönliche Einstellungen | Sie sehen stets die aktuell eingestellten Persönlichen Einstellungen eines Nutzers. Wenn ein Nutzer seine Einstellungen ändert, können Sie dies hier nachverfolgen und mit Klick auf ggf. wieder ändern. |
Zugeordnete Rollen | Auflistung aller Rollen, die dem Agenten zugeordnet sind. Sie können eine Rolle anklicken, um zu sehen, aus welchen Berechtigungen sich die Rolle zusammensetzt. Dazu wird die Detailansicht der Rolle geöffnet. |
Tipp
Tipp: Wenn Sie weitere Eingabefelder benötigen, können Sie Dynamische Felder konfigurieren und im Formular einbinden (s. auch: Dynamische Felder und Bereitstellung eines Dynamischen Feldes im Dialog "Neuer Kontakt")
Kontaktinformationen
Feld (Auswahl) | Beschreibung |
|---|---|
Titel | Wenn vorhanden, tragen Sie den persönlichen Titel des Nutzers ein, z. B. "Dipl.-Ing." oder "B.A.". |
Vorname | Tragen Sie den Vornamen des Nutzers ein (Pflichtfeld). |
Nachname | Tragen Sie den Nachnahmen des Nutzers ein (Pflichtfeld) |
Organisationen | Ordnen Sie dem Nutzer eine Organisation zu. Dies ist i. d. R. das Unternehmen, für das der Nutzer tätig ist. Geben Sie mindestens 3 Buchstaben ein, um aus einer Liste bereits angelegter Organisationen zu wählen. Die Verwendung des Sternchens als Platzhalter ist möglich, z. B. "Mu*". Die Eingabe von 3 Sternchen (***) listet alle Organisationen auf. Dies kann einen Moment dauern. Sie können mehrere Organisationen auswählen, wenn der Nutzer für verschiedene Organisationen tätig ist. Am Ticket stehen die hier hinterlegten Organisationen des Kontakts zur Auswahl. |
Primäre Organisation | Die Primär Organisation ist das Unternehmen, für das der Nutzer vorwiegend tätig ist. Wählen Sie eine der unter Organisationen angegebenen Organisationen aus. |
Die primäre E-Mail-Adresse des Nutzers für den E-Mail-Empfang, z. B. martin.mustermann@kixdesk.com. Bitte achten Sie darauf, eine gültige E-Mail-Adressen einzutragen. | |
E-Mail 1 bis 5 | Angabe sekundärer E-Mail-Adressen für den E-Mail-Empfang. Es können bis zu 5 E-Mail-Adressen hinterlegt werden. Alle Felder sind optional.
|
Avatar | Sie können ein Foto des Nutzers hochladen. Unterstützte Bildformate: .jpg, .png, .gif Ist ein Foto hinterlegt, wird dieses als Avatar bspw. im Sidebar-Widget Kontakt Informationen angezeigt. Das Bild darf die maximale Dateigröße nicht überschreiten. Die maximale Dateigröße für ObjektIcons ist im SysConfig-Schlüssel definiert. |
Kommentar | Optionale Notizen zum Nutzer. |
Gültigkeit |
|
Straße, PLZ, Stadt, Land | In diesen Feldern können Sie die Adressdaten des Nutzers hinterlegen. |
Telefon, Mobil, Fax | In diesen Feldern können Sie die Telefonnummer, die Mobilfunknummer sowie die Telefaxnummer des Nutzers hinterlegen. |
Nutzer Informationen
Feld (Auswahl) | Beschreibung |
|---|---|
Zugang | Legen Sie den Nutzungskontext fest. Er bestimmt, zu welchen Portalen der Nutzer Zugang hat (Mehrfachauswahl möglich). Ohne Auswahl des Zugangs wird lediglich ein Kontakt im Modul Organisationen angelegt - ohne Zugang und Berechtigungen. Mit Auswahl des Zugangs wird ein Kontakt zum Agent. Je nach gewähltem Zugang werden weitere Eingabefelder angezeigt. Agentenportal:
Self Service Portal:
|
Nutzername | Der Login-Name, mit dem sich der Nutzer am System anmeldet (Pflichtfeld). Dieser Name darf im System nur einmal vorkommen. Das Anlegen des Nutzernamens im System erfolgt case-insensitiv. Das Vergeben gleicher Nutzernamen mit unterschiedlichen Schreibweisen (capeit < > capeIT) wird somit unterbunden. Beim Login wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. |
Passwort | Das Passwort, mit dem sich der Nutzer am System anmeldet. In den Persönlichen Einstellungen kann jeder Nutzer sein Passwort regelmäßig selbst ändern.
TippIm SysConfig-Schlüssel können Sie die Regeln für das Passwort definieren. |
Rollen | Legen Sie die Zugriffsberechtigungen des Nutzers fest, indem Sie eine oder mehrere Rollen auswählen. Zur Auswahl stehen alle auf "gültig" gesetzten Rollen. Entfernen Sie ggf. eine Rolle durch Klicken auf "x" in der Rollenbezeichnung s. auch Übersicht vorkonfigurierter Rollen Hinweis: Die Rolle "System Admin" ist ein Nutzer mit erweiterten Berechtigungen auf den Admin-Bereich. |
Sprache | Stellen Sie hier die Sprache ein, in welcher der Nutzer KIX nutzt. Diese Voreinstellung kann der Nutzer jederzeit in seinen persönlichen Einstellungen ändern. |
Abwesend |
Hinweis: Der Nutzer kann in seinen Persönlichen Einstellungen den Abwesenheitszeitraum und den Vertreter ebenfalls hinterlegen. |
Initial Content | Sie können hier festlegen, welches Dashboard dem Nutzer nach seinem Login angezeigt wird. |
Meine Teams | Legen Sie fest, welchen Teams der Nutzer zugeordnet werden soll. Aus diesen Teams erhält der Nutzer standardmäßig Benachrichtigungen und Tickets. Zur Auswahl stehen alle Teams, auf die der Nutzer mindestens Lese-Rechte hat. Diese Voreinstellung kann der Nutzer jederzeit in seinen persönlichen Einstellungen ändern. HinweisDie Teamauswahl basiert auf den Rollen, die dem Backend bekannt sind. D.h.:
|
Benachrichtigungen für Tickets | Legen Sie fest, welche Benachrichtigungen der Nutzer standardmäßig erhält. Zur Auswahl stehen alle im Menü angelegten Benachrichtigungen, in denen die Option In Agenteneinstellungen zeigen aktiviert ist. Diese Voreinstellung kann der Nutzer jederzeit in seinen persönlichen Einstellungen ändern. |
Wichtig
Bitte beachten Sie, dass die Nutzernamen nur einmal im System vorkommen dürfen und im Nachhinein nicht änderbar sind, da diese als Identifikator in der Datenbank dienen.
Navigieren Sie im Explorer zu: →
Klicken Sie in der Kopfzeile auf .
Es wird ein Formulardialog geöffnet, in dem Sie den Nutzer anlegen können.
Füllen Sie das Formular aus (siehe Konfigurationsparameter)
Wählen Sie unter Zugang die Portale aus, zu denen der Nutzer Zugang erhalten soll und legen Sie die Zugangsdaten fest.
Die Kombination von Self Service Portal und Agentenportal ist möglich.
In Abhängigkeit Ihrer Auswahl werden weitere Eingabefelder zur Eingabe der Zugangsdaten angezeigt
Entsprechend Ihrer Auswahl werden die Rollen "Agent User" bzw. "Customer" automatisch gesetzt. Diese Rollen werden mindestens benötigt, um sich ins jeweilige Portal einloggen zu können. Sie können weitere Rollen hinzufügen, um die Berechtigungen des Nutzers zu erweitern.
Setzen Sie die Gültigkeit auf "gültig".
Speichern Sie abschließend Ihrer Eingaben mit .
Der Nutzer ist nun angelegt und kann im Rahmen seiner Berechtigungen mit KIX arbeiten.
Navigieren Sie im Explorer zu: →
Suchen Sie im Suchfeld nach dem gewünschten Nutzer.
Im Ergebnis Ihrer Suche werden die gefundenen Nutzer in einer Tabelle aufgelistet.
Klicken Sie in der Tabelle auf den zu bearbeitenden Nutzer.
Die Detailansicht des gewählten Nutzers wird geöffnet.
Klicken Sie in der Titelzeile der geöffneten Detailansicht auf .
Es wird ein Formular-Dialog geöffnet, in dem Sie den Nutzer bearbeiten können.
Ändern Sie die Angaben nach Erfordernis.
Speichern Sie Ihre Änderungen abschließend mit .
Die Änderungen sind sofort wirksam. Ggf. muss der Nutzer sein System aktualisieren.
Navigieren Sie im Explorer zu: →
Suchen Sie im Suchfeld nach dem gewünschten Nutzer.
Im Ergebnis Ihrer Suche werden die gefundenen Nutzer in einer Tabelle aufgelistet.
Klicken Sie in der Tabelle auf den Nutzer, welchem Sie Rollen zuweisen möchten.
Die Detailansicht des gewählten Nutzers wird geöffnet.
Klicken Sie in der Titelzeile der geöffneten Detailansicht auf .
Es wird ein Formular-Dialog geöffnet, in dem Sie den Nutzer bearbeiten können.
Öffnen Sie unter Rollenzuordnung das Auswahlfeld Rollen.
Wählen Sie die Rollen aus, die Sie dem Nutzer zuordnen möchten (Mehrfachauswahl möglich).
(s. auch: Übersicht vorkonfigurierter Rollen)
Optional: Um eine oder mehrere Rollen zu entziehen, klicken Sie auf das kleine Kreuz im Label einer Rolle.
Speichern Sie Ihre Änderungen abschließend mit .
Der Nutzer verfügt nun über die entsprechenden Rechte. Ggf. muss der Nutzer sein System aktualisieren, damit dies wirksam wird.
Kontakte werden über die grüne Plus-Schaltfläche im KIX-Header angelegt und im Modul verwaltet. Sie verfügen initial über keinerlei Systemrechte.
Sie können jedoch ausgewählten (Kunden-)Kontakten den Zugang zum System gewähren, damit auch diese im Agentenportal und/oder Self Service Portal arbeiten können.
Die Zuweisung der Nutzerrechte erfolgt beim Anlegen oder Bearbeiten eines Kontakts. Durch Auswahl des Zugangs und Auswahl der Nutzerrollen werden die Systemberechtigungen erteilt. Dadurch wird ein Kontakt zu einem Systemnutzer mit Zugriff auf das Agenten- und/oder Self Service Portal und kann zusätzlich als Nutzer im unter verwaltet werden.
Einem neuen Kontakt Nutzerrechte zuweisen
Legen Sie einen neuen Kontakt an:
Klicken Sie in der Titelzeile auf das grüne Plus-Symbol und wählen Sie den Eintrag Kontakt.
Hinterlegen Sie im sich öffnenden Dialog die Stammdaten zum Kontakt.
Wählen Sie unter Zugang die Portale aus, zu denen der Nutzer Zugang erhalten soll und legen Sie die Zugangsdaten fest.
Die Kombination von Self Service Portal und Agentenportal ist möglich.
In Abhängigkeit Ihrer Auswahl werden weitere Eingabefelder zur Eingabe der Zugangsdaten angezeigt
Entsprechend Ihrer Auswahl werden die Rollen "Agent User" bzw. "Customer" automatisch gesetzt. Diese Rollen werden mindestens benötigt, um sich ins jeweilige Portal einloggen zu können. Sie können weitere Rollen hinzufügen, um die Berechtigungen des Nutzers zu erweitern.
Tragen Sie die Zugangsdaten wie Passwort, Nutzername, Rollenzuordnung und Persönliche Einstellungen ein (s. auch: Konfigurationsparameter)
Der Kontakt ist nun als Systemnutzer im System hinterlegt und kann zusätzlich in der Nutzerverwaltung des im verwaltet werden. Gegebenenfalls muss der Nutzer sein System aktualisieren.
Einem bestehenden Kontakt Nutzerrechte zuweisen
Navigieren Sie ins Modul
Suchen Sie den gewünschten Kontakt über die Suchfunktion.
Klicken Sie in der Übersicht Kontakte auf den betreffenden Kontakt.
Die Detailansicht des gewählten Kontakts wird geöffnet.
Klicken Sie in der Titelzeile der geöffneten Detailansicht auf .
Es wird ein Formular-Dialog geöffnet, in dem Sie den Kontakt bearbeiten können.
Wählen Sie unter Zugang die Portale aus, zu denen der Nutzer Zugang erhalten soll und legen Sie die Zugangsdaten fest.
(s. auch Konfigurationsparameter)
Tragen Sie die Zugangsdaten wie Passwort, Nutzername, Rollenzuordnung und Persönliche Einstellungen ein.
Speichern Sie Ihre Änderungen abschließend mit .
Der Kontakt ist nun als Systemnutzer im System hinterlegt und kann zusätzlich in der Nutzerverwaltung des im verwaltet werden. Gegebenenfalls muss der Nutzer sein System aktualisieren.