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Wie lege ich einen neuen Kontakt an und bearbeite bestehende Kontakte?

Einen neuen Kontakt hinzufügen

Um einen neuen Kontakt anzulegen, klicken Sie auf

  • Neuer Kontakt in der Detailansicht einer Organisation,

  • Neuer Kontakt in der Detailansicht eines Kontakts oder

  • wählen Sie Kontakt+ in der Kopfzeile des Home Dashboards aus.

Daraufhin öffnet sich ein Tab mit dem Formular zum Anlegen eines neuen Kontaktes.

Kontakt_anlegen.png

Abb.: Formular Neuer Kontakt

Gehen Sie Zeile für Zeile durch das Formular und tragen Sie die relevanten Informationen ein. Felder die mit einem * versehen sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Befindet sich rechts neben dem auszufüllenden Feld ein Pfeil nach unten, öffnet sich beim Klick in das Feld ein Auswahlmenü. Nach jeder Eingabe in einem Feld wird der eingegebene Wert geprüft (Prüfung auf Workflow Rules). Dies kann zu Verzögerungen bei der Eingabe führen. Damit in diesen Auswahlfeldern die gewählten Einträge übernommen werden, klicken Sie auf Anwenden oder außerhalb des geöffneten Auswahlfeldes, um die gewählten Einträge zu übernehmen.

Abschließend klicken Sie auf Speichern und der neue Kontakt ist angelegt.

Kontaktinformationen

Block

Erklärung

Kontaktinformationen

Tragen Sie die Daten der Kontaktperson ein.

Bei Erstellung und Bearbeitung von Kontaktdatensätzen stehen für die Organisation neben der Einfachauswahl Primärorganisation (Unternehmen, welches das Hauptbetätigungsfeld der Kontaktperson ist) auch eine Mehrfachauswahl Organisationen zur Verfügung. Die Mehrfachauswahl kommt zum Tragen, wenn der Kontakt für verschiedene Organisationen tätig ist.

  • Im KIX Agentenportal muss den Kontakten nicht zwingend eine Organisation zugeordnet sein. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse angeben, wird anhand der Maildomain die Organisation automatisch gesetzt (sofern dies durch den Admin nicht anders konfiguriert wurde). Gleiches passiert wenn KIX automatisch neue Kontakte anlegt. Auch Tickets zu diesen Kontakten bedürfen nicht zwingend einer Organisation. Bei der Nutzung des Self Service Portals jedoch wird die Zuordnung zu einer Organisation zwingend verlangt.

  • Organisationen, die als "ungültig" gekennzeichnet sind, stehen nicht zur Auswahl. Wenn jedoch eine ausgewählte Organisation im Nachhinein als "ungültig" gekennzeichnet wird, so bleibt sie in der Auswahlliste erhalten, wird aber ausgegraut. Wenn eine ungültige (ausgegraute) Organisation entfernt wird, steht sie anschließend nicht mehr zur Auswahl.

E-Mail

Geben Sie E-Mail-Adressen ein, unter welchen die Kontaktperson erreichbar ist.

Einem Kontakt können mehrere E-Mailadressen zugeordnet werden. Die Adresse in Feld E-Mail fungiert dabei als Primäradresse (Haupt-E-Mailadresse).

andere

  • Avatar

    Bei Bedarf können Sie ein zugehöriges Bild hochladen. Es ist keinenachträgliche Konfiguration der Bildgröße möglich.

    Der hinterlegte Avatar kann ein Bild des Kontakts oder ein markantesBeispielbild für den Kontakt sein. Dieses Bild nutzt das System dann inden Ticketdetails, den Sidebar usw.

    Empfehlung: Verwenden Sie ein quadratisches Bild oder ein Bild im Hochformat!

  • Kommentar

    Nützliche Zusatzinformationen können in diesem Feld erfasst werden.

  • Gültigkeit

    Hier legen Sie fest, ob der Kontakt gültig, ungültig oder temporär ungültig ist.

    Der Kontakt kann im System nur verwendet werden, wenn er "gültig" gesetzt ist.

Adresse

Geben Sie die Adressdaten Ihrer Kontaktperson ein.

Kommunikation

Geben Sie die Telefon- und Fax-Nummern an, unter denen der Kontakt erreichbar ist.

Nutzer Informationen

Geben Sie hier ein, ob der Kontakt einen Zugang erhält

  • zum Agentenportal oder

  • zum Self Service Portal (für Kunden) oder aber

  • über "Alle auswählen" zu beiden Portalen.

Wenn Sie über Admin-Rechte verfügen, können Sie dem Kontakt auch Nutzerrechte zuweisen. So erhält dieser Zugang zum Agenten und/oder Serviceportal.

Einen Kontakt bearbeiten

Durch Anklicken des gewünschten Kontakts öffnet sich die Übersicht der zu diesem Kontakt hinterlegten Informationen (Kontaktdaten, zugehörige Organisation sowie eine Übersicht, welche Tickets in verschiedenen Status mit dem Kontakt verknüpft sind).

Bearbmogl_Kontakt.png

Abb.: Überblick Bearbeitungsmöglichkeiten des Kontakts

Im Folgenden werden die verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten erläutert.

Bearbeitungsmöglichkeit

Erklärung

Neuer Kontakt

Über Klick auf diesen Button können Sie einen neuen Kontakt anlegen.

Bearbeiten

Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem alle Informationen zu diesem Kontakt erfasst sind.

Hier können Sie analog zum Vorgehen beim Kontakt anlegen Änderungen vornehmen. Mit Klick auf Speichern beenden Sie den Vorgang und sichern die vorgenommenen Änderungen.

Duplizieren

Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem ein neuer Kontakt angelegt werden kann:

  • Der Dialog ist vor ausgefüllt mit den Daten des Ausgangskontakts.

  • Das Feld E-Mail ist leer und muss ergänzt werden.

Neues Ticket

Nach Klick auf diesen Button öffnet sich ein Tab, in dem Sie ein neues Ticket anlegen können. Die Vorgehensweise ist analog zum Vorgehen beim Anlegen eines neuen Tickets über die Schaltfläche Ticket+.

Filter

Hier besteht die Möglichkeit, die jeweilige Spalte nach einem Suchbegriff zu durchsuchen. Geben Sie dazu den Begriff ein und klicken Sie auf das Filtersymbol.

In diesem Abschnitt: